Datenschutzerklärung für Bewerberinnen und Bewerber

Liebe Bewerberin, lieber Bewerber,

wir freuen uns über Ihr Interesse an einer Tätigkeit bei Pratia Germany.

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie gemäß den Artikeln 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens.

Die nachfolgenden Informationen gelten für Bewerbungen bei der Pratia Germany GmbH und der Klinische Forschung Berlin-Mitte GmbH.

1. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Zur Unternehmensgruppe von Pratia Germany gehören:

die Pratia Germany GmbH, Rüppurrer Straße 52, 76137 Karlsruhe, mit den Betriebsstätten:

• Klinische Forschung Dresden (kfdd), Prager Straße 10, 01069 Dresden,
• Klinische Forschung Hamburg (kfhh), Hoheluftchaussee 18, 20253 Hamburg,
• Klinische Forschung Hannover-Mitte (kfhm), Schillerstraße 30, 30159 Hannover,
• Klinische Forschung Karlsruhe (kfka), Rüppurrer Straße 52, 76137 Karlsruhe,
• Klinische Forschung Schwerin (kfsn), Friedrichstraße 1, 19055 Schwerin,
• Klinische Forschung Site Operations (kfso), Hoheluftchaussee 18, 20253 Hamburg, info.germany@pratia.com

Und die Klinische Forschung Berlin-Mitte GmbH (kfbm), Georgenstraße 24, 10117 Berlin;

(nachfolgend auch „wir“/“uns“ oder auch „Pratia Germany“ genannt)

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist das Unternehmen, bei dem Sie sich bewerben.

Die zentrale Personalverwaltung von Pratia Germany übernimmt die Koordination der Bewerbungsverfahren sowie die Verwaltung der Bewerbungsunterlagen für die Betriebsstätten der Pratia Germany GmbH und der Klinischen Forschung Berlin-Mitte GmbH.

2. Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Markus Strauss
tacticx Consulting GmbH
Adresse: Walbecker Straße 53, 47608 Geldern
E-Mail: info@tacticx.com

Kontakt der Datenschutzkoordination: datenschutz@pratia.com

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung von Bewerber-Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Bewerber-Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie anderen anwendbaren Datenschutzvorschriften.

3.1. Durchführung des Bewerbungsverfahrens

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Hierzu gehören insbesondere:

• Entgegennahme und Prüfung Ihrer Bewerbungsunterlagen,
• Beurteilung Ihrer fachlichen und persönlichen Eignung,
• Kommunikation mit Ihnen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens,
• Durchführung von Vorstellungsgesprächen,
• Entscheidung über die Besetzung der ausgeschriebenen Stelle sowie
• gegebenenfalls Vorbereitung und Erstellung eines Arbeitsvertrages.

Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG, soweit dessen Voraussetzungen erfüllt sind.

3.2. Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung

Für bestimmte Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten holen wir gegebenenfalls Ihre gesonderte Einwilligung ein.

Dies betrifft insbesondere:

• die Speicherung Ihrer Bewerbungsunterlagen für zukünftige Stellenausschreibungen und
• die Weitergabe Ihrer Bewerbungsunterlagen an andere rechtlich eigenständige Unternehmen der Pratia-Unternehmensgruppe, sofern Ihre Bewerbung dort für weitere Stellenbesetzungen berücksichtigt werden soll.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Ihre Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Die Nichterteilung oder der Widerruf einer solchen Einwilligung hat keine negativen Auswirkungen auf das ursprüngliche Bewerbungsverfahren.

3.3. Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen

Soweit wir gesetzlich zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verpflichtet sind, erfolgt diese auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den jeweils einschlägigen gesetzlichen Vorschriften.

Hierzu können insbesondere gesetzliche Nachweis- und Dokumentationspflichten sowie die Erfüllung behördlicher oder gerichtlicher Anforderungen gehören.

3.4. Wahrung der berechtigten Interessen

Wir können Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, soweit dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist und Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen.

Dies betrifft insbesondere die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren, beispielsweise im Zusammenhang mit dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Datenkategorien und Datenherkunft

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Stamm- und Kontaktdaten, beispielsweise Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse,
• Bewerbungsunterlagen, beispielsweise Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und Qualifikationsnachweise,
• Angaben zu Ausbildung, beruflichem Werdegang und bisherigen Tätigkeiten,
• Informationen aus Vorstellungsgesprächen,
• Angaben zu beruflichen Qualifikationen und Fähigkeiten sowie
• sonstige Informationen, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zur Verfügung stellen.

Wir erhalten Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich unmittelbar von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung.

Je nach ausgeschriebener Stelle erfolgt die Bewerbung über unterschiedliche Bewerbungsverfahren:

4.1. Bewerbung über Indeed

Bei bestimmten Stellenausschreibungen erfolgt die Bewerbung unmittelbar über das Stellenportal Indeed. Die von Ihnen bereitgestellten Bewerbungsunterlagen und personenbezogenen Daten werden in diesem Fall über Indeed entgegengenommen und im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeitet.

4.2. Bewerbung über BambooHR

Bei anderen Stellenausschreibungen werden Sie von Indeed zu unserem Bewerbermanagementsystem BambooHR weitergeleitet. In diesem Fall erfolgt die Eingabe und Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten unmittelbar über BambooHR.

Soweit dies für das Bewerbungsverfahren erforderlich und gesetzlich zulässig ist, können wir ergänzend personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen berufsbezogenen Quellen, beispielsweise beruflichen Netzwerken, erheben.

Soweit Sie uns besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO mitteilen oder deren Verarbeitung für das Bewerbungsverfahren erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich unter den Voraussetzungen des Art. 9 Abs. 2 DSGVO und der jeweils anwendbaren nationalen Datenschutzvorschriften.

Dies kann beispielsweise Angaben zu einer Schwerbehinderung betreffen.

5. Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern Ihrer Daten

5.1. Interne Verarbeitung

Ihre Bewerbungsunterlagen werden durch die zuständigen Mitarbeiter der zentralen Personalverwaltung entgegengenommen, geprüft und im Rahmen des Bewerbungsverfahrens an die für die jeweilige Stellenbesetzung zuständigen Führungskräfte und Fachabteilungen weitergeleitet.

Innerhalb von Pratia Germany erhalten ausschließlich diejenigen Personen und Abteilungen Zugriff auf Ihre Bewerbungsunterlagen, die diese zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens benötigen.

Sofern Ihre Bewerbung auch für eine andere Stelle oder Betriebsstätte von Pratia Germany berücksichtigt werden soll, erfolgt dies unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Anforderungen, insbesondere der Zweckbindung und Transparenz.

5.2. Weitergabe an andere Unternehmen der Pratia-Unternehmensgruppe

Eine Weitergabe Ihrer Bewerbungsunterlagen an die Klinische Forschung Berlin-Mitte GmbH oder andere rechtlich eigenständige Unternehmen der Pratia-Unternehmensgruppe zur Berücksichtigung für weitere Stellenbesetzungen erfolgt nur mit Ihrer vorherigen, gesonderten Einwilligung.

Sofern Sie sich unmittelbar auf eine ausgeschriebene Stelle bei der Klinische Forschung Berlin-Mitte GmbH bewerben, können Ihre Bewerbungsunterlagen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens durch die zentrale Personalverwaltung entgegengenommen und an die zuständigen Personen der Klinische Forschung Berlin-Mitte GmbH weitergeleitet werden.

5.3. Externe Empfänger und Dienstleister

Für die Entgegennahme und Bearbeitung von Bewerbungen nutzen wir je nach ausgeschriebener Stelle das Stellenportal Indeed oder das Bewerbermanagementsystem BambooHR.

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhalten die zuständigen Mitarbeiter der Personalverwaltung sowie die für die jeweilige Stellenbesetzung verantwortlichen Führungskräfte und Fachabteilungen Zugriff auf die hierfür erforderlichen Bewerbungsdaten.

Bei Bewerbungen über BambooHR können darüber hinaus berechtigte HR-Mitarbeiter der Humaneva-Unternehmensgruppe sowie die für BambooHR zuständigen Administratoren Zugriff auf personenbezogene Bewerberdaten erhalten.

Der Zugriff erfolgt im Rahmen der jeweils zugewiesenen Aufgaben und Berechtigungen.

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an weitere externe Empfänger erfolgt ausschließlich, soweit dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder eine sonstige Rechtsgrundlage die Übermittlung erlaubt.

Hierzu können insbesondere gehören:

• IT-Dienstleister und Anbieter von Personalverwaltungssystemen,
• Anbieter externer Stellenportale,
• Rechtsanwälte und andere zur beruflichen Verschwiegenheit verpflichtete Berater,
• zuständige Behörden und Gerichte sowie
• sonstige Empfänger, soweit eine gesetzliche Verpflichtung oder eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

Soweit wir Dienstleister als Auftragsverarbeiter einsetzen, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrages gemäß Art. 28 DSGVO.

Die Dienstleister dürfen personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der vereinbarten Zwecke und unserer Weisungen verarbeiten.

5.4. Drittlandübermittlungen

Im Rahmen der Nutzung unseres Bewerbermanagementsystems BambooHR werden personenbezogene Bewerberdaten innerhalb der Humaneva-Unternehmensgruppe verarbeitet. Hierbei können berechtigte Mitarbeiter des globalen Talent Acquisition Teams sowie die für BambooHR zuständige globale Administratorin auf Bewerberdaten zugreifen.

Darüber hinaus kann es im Rahmen der Bereitstellung und des Betriebs des Bewerbermanagementsystems BambooHR zu einer Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums kommen.

6. Dauer der Speicherung Ihrer Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Erfüllung der damit verbundenen Zwecke erforderlich ist.

6.1. Speicherung bei Nicht-Einstellung

Im Falle einer Absage werden Ihre Bewerbungsunterlagen grundsätzlich sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht bzw. vernichtet, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen oder eine längere Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

6.2. Speicherung für zukünftige Stellenausschreibungen

Sofern Sie ausdrücklich in die Speicherung Ihrer Bewerbungsunterlagen für zukünftige Stellenausschreibungen eingewilligt haben, speichern wir Ihre Daten für einen Zeitraum von maximal drei Jahren ab Erteilung der Einwilligung, sofern Sie diese nicht zuvor widerrufen.

Nach Ablauf dieses Zeitraums werden Ihre Daten gelöscht, sofern keine andere